Strony internetowe bez polityki prywatności, cookies, czy regulaminu mogą mieć kłopoty

Wiele stron internetowych – zarówno prywatnych, jak i firmowych – działa bez podstawowych dokumentów takich jak polityka prywatności, polityka cookies czy regulamin korzystania ze strony. Niestety, brak takich treści nie jest tylko drobnym niedopatrzeniem. Może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Właściciel strony, który nie informuje użytkowników o tym, co dzieje się z ich danymi osobowymi, łamie prawo – konkretnie przepisy RODO i Prawa Telekomunikacyjnego. Brak irytujących, wyskakujących okienek i podstron ze wspomnianymi informacjami może to skończyć się karą. Firma Bisnode (obecnie Dun & Bradstreet) zapłaciła milion złotych grzywny za to, że nie poinformowała osób, których dane przetwarzała, o ich prawach. Choć to duża firma, przepisy te dotyczą również właścicieli małych stron internetowych.

Dlaczego warto mieć te dokumenty na swojej stronie?

Polityka prywatności informuje odwiedzających stronę o tym, jakie dane są zbierane, po co i co się z nimi dzieje. Regulamin z kolei określa, na jakich zasadach działa strona – np. jakie są zasady zakupów czy składania reklamacji. Polityka cookies informuje o ciasteczkach, czyli plikach, które zbierają dane o użytkowniku (np. ile czasu spędził na stronie).

Dzięki tym dokumentom użytkownik wie, czego się spodziewać. To buduje zaufanie, a do tego – co najważniejsze – chroni właściciela strony przed karami i nieprzyjemnościami. Dokumenty te pokazują, że traktujesz poważnie dane osobowe i obowiązujące przepisy.

Polityka cookies i baner – czego wymaga prawo?

Cookies to małe pliki, które zapisują się w komputerze użytkownika. Często pozwalają mierzyć ruch na stronie, zbierać dane do statystyk lub prowadzić reklamy. Zanim jednak zaczną działać, użytkownik musi się na nie zgodzić. To wymóg prawa.

Na stronie powinien się więc pojawić baner cookies – informacja z możliwością wyboru, czy użytkownik akceptuje ciasteczka czy nie. Brak takiego banera lub źle działający system zarządzania zgodą może skutkować karą – nawet do 3% przychodu firmy. Przykład? Spółka Smart Cities otrzymała w 2023 roku ostrzeżenie od UODO właśnie za brak prawidłowej zgody cookies i nieczytelną politykę prywatności.

Regulamin strony www – nie tylko dla sklepów internetowych

Regulamin to nie tylko formalność. To dokument, który może uchronić Cię przed nieporozumieniami i konfliktami z użytkownikami. Jeśli sprzedajesz coś przez internet – regulamin to podstawa. Ale nawet jeśli prowadzisz blog, publikujesz treści czy oferujesz e-booki – warto jasno określić zasady korzystania ze strony.

W jednej ze spraw rozpatrywanych przez sąd, klient wygrał spór z e-sklepem, ponieważ nie otrzymał informacji o warunkach zakupu – brakowało regulaminu. Sprzedawca musiał zwrócić pieniądze i pokryć koszty sądowe. To przykład, że brak dokumentacji może mieć realne skutki finansowe.

Brak dokumentów na stronie www – realne ryzyko i straty

Wiele osób myśli: „Na mojej stronie nikt nic nie kupuje, więc nie muszę mieć tych dokumentów”. To nieprawda. Jeśli zbierasz jakiekolwiek dane – np. przez formularz kontaktowy lub system komentarzy – musisz poinformować, co z tymi danymi robisz. I musisz dać użytkownikowi możliwość wyboru, czy się na to zgadza.

Brak takich informacji może skończyć się grzywną. Przykłady? Portal Morele.net został ukarany przez UODO grzywną w wysokości 2,8 mln złotych za błędy w zabezpieczeniu danych, a pośrednio również za niepełne informacje o przetwarzaniu danych. Kancelaria PIONIER zapłaciła ponad 45 tys. zł za brak podstawy prawnej do przetwarzania danych. A sieć handlowa z sektora RTV AGD została ukarana kwotą 3 milionów złotych za brak odpowiednich zabezpieczeń i dokumentacji.

Lepiej mieć „coś” niż „nic” – nawet jeśli trzeba to jeszcze poprawić

Zdarza się, że ktoś ma politykę prywatności, ale niedokładną albo niepełną. Czy warto? Tak. Bo lepiej mieć coś i to później poprawić, niż nie mieć nic. Brak jakiegokolwiek dokumentu to poważne naruszenie prawa. Posiadanie niedoskonałego dokumentu może zmniejszyć wysokość ewentualnej kary.

Na przykład – firma Gekko Advisory została ukarana przez UODO za niepełne informacje w polityce prywatności, ale dzięki podjętym działaniom naprawczym kara była niższa, niż gdyby nie miała dokumentów wcale.

Dlaczego tak wiele stron wciąż nie ma wymaganych dokumentów?

Wielu właścicieli stron po prostu nie wie, że są takie obowiązki. Myślą, że RODO dotyczy tylko wielkich korporacji. Ale nawet jeśli prowadzisz bloga, portfolio fotograficzne, czy prostą stronę firmową – przepisy Cię obowiązują.

Niektórzy też boją się kosztów. Na szczęście jest wiele narzędzi, wzorów i kreatorów polityk, które pomagają stworzyć dokumenty krok po kroku. Istnieją też proste systemy do zarządzania zgodami cookies, które można szybko wdrożyć.

Trochę wiedzy = dużo spokoju

Warto poświęcić chwilę i zapoznać się z tym, jakie obowiązki ma właściciel strony internetowej. W internecie jest mnóstwo poradników, nagrań i wzorów dokumentów. Można też skorzystać z bezpłatnych szkoleń online organizowanych przez kancelarie lub instytucje zajmujące się ochroną danych.

Dobrze przygotowana strona to nie tylko mniejsze ryzyko kontroli i kar. To także lepsze wrażenie w oczach użytkowników. Coraz więcej osób patrzy na to, czy strona jest zgodna z prawem – i wybiera te, które są transparentne.

Co warto zrobić?

Jeśli prowadzisz stronę internetową – niezależnie, czy to blog, portfolio czy sklep – zadbaj o dokumenty: politykę prywatności, politykę cookies i regulamin. To nie są dodatki. To obowiązki.

Nie musisz być prawnikiem ani wydawać fortuny. Wystarczy skorzystać z dostępnych wzorów, generatorów lub pomocy specjalisty. Dzięki temu unikniesz problemów, zbudujesz zaufanie użytkowników i będziesz spać spokojnie, wiedząc, że Twoja strona spełnia wymogi prawa.